Privacyverklaring

Versie: augustus 2026

1. Wie is verantwoordelijk voor uw gegevens?

City in a Box, handelend onder de naam Utrecht in a Box, is de verwerkingsverantwoordelijke voor de verwerkingen die in deze verklaring worden beschreven.

City in a Box
Pieter Calandlaan 359, 1068 NJ Utrecht
KvK-nummer: 72610387
E-mail: info@utrechtinabox.nl
Telefoon: 030 - 237 84 44

2. Welke gegevens verwerken wij, waarvoor en op welke grondslag?

Offerte- en contactaanvragen

Vult u het contact- of offerteformulier in, of mailt of belt u ons, dan verwerken wij uw naam, bedrijfsnaam, e-mailadres, telefoonnummer en de inhoud van uw bericht.

• Doel: het beantwoorden en afhandelen van uw aanvraag en het opstellen van een offerte.
• Grondslag: de uitvoering van een overeenkomst, dan wel het op uw verzoek nemen van maatregelen vóór het sluiten van een overeenkomst (artikel 6 lid 1 sub b AVG).

Bestellingen

Plaatst uw organisatie een bestelling, dan verwerken wij bedrijfs- en contactgegevens (naam en contactgegevens van de contactpersoon), het factuur- en bezorgadres of de bezorgadressen, de bestelgegevens en de betaalstatus.

• Doel: het uitvoeren en bezorgen van de bestelling, facturatie en het voeren van onze administratie.
• Grondslag: de uitvoering van de overeenkomst; voor de financiële administratie daarnaast een wettelijke verplichting (de fiscale bewaarplicht).

Zonder de gegevens die voor een bestelling nodig zijn, kunnen wij de overeenkomst niet uitvoeren.

Adressenlijsten voor thuisbezorging

Kiest u voor thuisbezorging op losse adressen, dan levert u ons een adressenlijst aan met naam- en adresgegevens van uw medewerkers of relaties. Wij verwerken deze gegevens uitsluitend om de geschenken op de opgegeven adressen te bezorgen; wij gebruiken ze niet voor andere doeleinden en benaderen de ontvangers niet zelf.

U staat er als aanleverende partij voor in dat u deze gegevens rechtmatig aan ons mag verstrekken en dat u de betrokkenen - waar dat nodig is - over deze verstrekking heeft geïnformeerd.

• Doel: bezorging van de bestelde geschenken.
• Grondslag: ons gerechtvaardigd belang om de overeenkomst met onze klant te kunnen uitvoeren.

Websitebezoek en statistieken

Op utrechtinabox.nl gebruiken wij Google Analytics voor statistieken over het gebruik van de website, en Leadinfo om op basis van het IP-adres te herkennen welke bedrijven onze website bezoeken.

• Doel: inzicht in het gebruik van de website, het verbeteren van de website en van onze dienstverlening aan zakelijke bezoekers.
• Grondslag: ons gerechtvaardigd belang bij het analyseren en verbeteren van onze website en B2B-dienstverlening.

Meer over de gebruikte cookies en vergelijkbare technieken leest u in ons cookiebeleid.

3. Met wie delen wij persoonsgegevens?

Wij verkopen uw gegevens niet. Wij delen persoonsgegevens alleen met partijen die nodig zijn om onze website en dienstverlening te laten werken:

• Supabase - database en hosting van orderdata;
• Mollie - verwerking van online betalingen (o.a. iDEAL);
• Lovable - hosting van de website en verzending van transactionele e-mail, zoals orderbevestigingen;
• CiabOS - ons backofficesysteem voor orderverwerking en fulfilment; ontvangt bestel- en bezorggegevens, inclusief geüploade adressenlijsten;
• Leadinfo - herkenning van zakelijke websitebezoekers;
• Google - Google Analytics (websitestatistieken).

Daarnaast ontvangen de vervoerders die de pakketten afleveren de naam- en adresgegevens die voor de bezorging nodig zijn, en kunnen wij gegevens verstrekken aan autoriteiten wanneer wij daartoe wettelijk verplicht zijn.

Met partijen die als verwerker voor ons werken, hebben wij verwerkersovereenkomsten gesloten. Worden persoonsgegevens doorgegeven naar landen buiten de Europese Economische Ruimte - bijvoorbeeld naar Google in de Verenigde Staten - dan gebeurt dat op basis van een adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie of met EU-standaardcontractsbepalingen als waarborg.

4. Hoe lang bewaren wij uw gegevens?

• Ordergegevens en facturen: 7 jaar, op grond van de fiscale bewaarplicht.
• Contact- en offerteaanvragen die niet tot een bestelling leiden: maximaal 12 maanden na afhandeling.
• Geüploade adressenlijsten voor thuisbezorging: uiterlijk 3 maanden na de levering verwijderd.
• Analytics-gegevens: conform de bewaarinstellingen van de betreffende dienst (Google Analytics, Leadinfo).

5. Hoe beveiligen wij uw gegevens?

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen verlies en onrechtmatige verwerking, afgestemd op de aard van de gegevens. Denk aan versleutelde verbindingen (https), beperkte toegang tot systemen en betalingen via een gecertificeerde betaalprovider. Vermoedt u misbruik van gegevens of een datalek, neem dan direct contact met ons op via info@utrechtinabox.nl.

6. Uw rechten

U heeft het recht op inzage in de persoonsgegevens die wij van u verwerken, en het recht op rectificatie, verwijdering, beperking van de verwerking en overdraagbaarheid van uw gegevens (dataportabiliteit). Ook kunt u bezwaar maken tegen verwerkingen die op ons gerechtvaardigd belang zijn gebaseerd.

Een verzoek stuurt u naar info@utrechtinabox.nl, bij voorkeur vanaf het e-mailadres dat bij ons bekend is - zo kunnen wij controleren dat het verzoek van u afkomstig is. Wij vragen geen kopie van uw identiteitsbewijs. U ontvangt binnen één maand een reactie; bij uitzonderlijk complexe verzoeken kunnen wij die termijn met twee maanden verlengen en laten wij u dat binnen de eerste maand weten.

Bent u niet tevreden over de manier waarop wij met uw gegevens of uw verzoek omgaan, dan heeft u het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Wij nemen geen besluiten op basis van uitsluitend geautomatiseerde verwerking die rechtsgevolgen voor u hebben of u anderszins in aanmerkelijke mate treffen.

7. Cookies en vergelijkbare technieken

Welke cookies en vergelijkbare technieken utrechtinabox.nl gebruikt en hoe u deze zelf kunt beheren, leest u in ons cookiebeleid.

8. Wijzigingen

Wij kunnen deze privacyverklaring aanpassen, bijvoorbeeld wanneer onze dienstverlening of wetgeving verandert. De actuele versie staat altijd op utrechtinabox.nl/privacy; de versiedatum vindt u bovenaan deze verklaring.

9. Contact

Vragen over deze privacyverklaring of over uw gegevens? Neem contact op via info@utrechtinabox.nl of 030 - 237 84 44.